15-11-2016

Freelancers optimaal ingezet

Magazine Media Café

Freelancers optimaal ingezet

Redactionele organisatie na de VAR

Het thema redactionele organisatie, dat centraal stond tijdens deze MMC-sessie op locatie (als uitsmijter van de Mediafacts Nationale Uitgeefdag in Bussum) is actueler dan ooit: rompredacties zijn niet meer weg te denken en de afhankelijkheid van freelance specialisten is bij uitgeverijen van magazine media dan ook groter dan ooit. Nu de VAR is vervangen door de Wet DBA, spelen er echter allerlei problemen in de soms toch al gespannen relatie uitgever-freelancer.

Tegenwoordig is het eerder usance dan uitzondering dat magazineredacties zijn teruggebracht tot romp- of kernredacties, waarbij de redactionele werkzaamheden door freelance journalisten worden ingevuld. De aanvankelijke bezwaren worden steeds meer in de schaduw gesteld van de kansen die deze nieuwe manier van werken creëert. Het gaat er nu niet in de eerste plaats om zo min mogelijk mensen op de payroll te hebben, maar om zo efficiënt en flexibel mogelijk te kunnen opereren in een razendsnel veranderende marktomgeving. Ondertussen moet de lezer wel op steeds meer platforms worden bediend en moet dus met alsmaar minder mensen alsmaar meer werk worden verzet. Gooit het verdwijnen van de VAR daarbij geen roet in het eten? In hoeverre worden opdrachtgever en freelancer belemmerd door de nieuwe wet DBA?

Het levende bewijs van hoe je met minder mensen meer kunt doen levert Cosmopolitan, het millennialsplatform van Hearst. Hoofdredacteur Anne Marije de Vries Lentsch en deputy editor digital Dewi Lammerding bedienen met 8 fte 9 platformen. De Vries Lentsch (genomineerd voor de Mercur Hoofdredacteur van het Jaar 2016) schetste de ontwikkeling sinds haar aantreden in 2012, toen de focus nog op print (plus een WordPress-site) lag en er 5 chef-functies waren. Na een groot millennial-onderzoek in 2013 kwam in 2014 de focus te liggen op digitalisatie en bereik en waren er nog 3 chef-functies (print en digitaal samengevoegd). Vorig jaar werd de stap gezet naar een “360-graden crossmediale redactie” en dit jaar – met nog slechts 2 chef-functies – naar een “user inspired content model”, gebaseerd op gebruikersbehoeften, tailormade content en 360-graden distributie. De productieomvang is enorm: 25 Facebook-posts per dag, 154 redactionele pagina’s per maand, 25 (eigen) video’s per maand, 28 Instagram-posts per week, 25 online artikelen per dag en 4 Snapchat stories per week.

De Cosmo-redactie onderscheidt ‘evergreen’ en ‘newsy’ content. Evergreen content heeft als voornaamste functie brand building, de missie van je merk uitdragen via content. Het is expertise content waarin wordt geïnvesteerd in middelen en mankracht. Tijdloze content die hergebruikt kan worden en crossmediaal gedistribueerd. Newsy content daarentegen moet vooral de brand presence ondersteunen: daar zijn waar je publiek is en laten zien dat je weet wat er speelt. Het is ‘snackable’ content die met minder middelen en mankracht wordt geproduceerd en waarbij gebruik wordt gemaakt van content syndication vanuit de US en UK. Het is trending, tijdelijk, visueel en de locus ligt op social traffic (Facebook, Instagram, Snapchat).

Wat er zo anders is aan een “360-graden crossmediale redactie”? Men is bij Cosmopolitan overgestapt van functieprofielen naar competentie-driven profielen. Nieuwe functies ontstaan, zoals een visual digital editor (beeld is vaak leading). “Ieder jaar maak ik weer een nieuw organigram”, grapte De Vries Lentsch. Ook branded content wordt geproduceerd op de redactie. De workflow is volledig gedigitaliseerd, techniek is “your new best friend”. “We geloven in talent en niet in hokjes of hiërarchie. Ook freelancers worden op contentprojecten in hun kracht gezet; specialisme kan juist een meerwaarde zijn.”

Op een crossmediale redactie zijn redacteuren ‘slashers’ geworden, lichtte Lammerding toe: “redacteur / model / vlogger / Instagram-influencer / pr-contact”. “We werken op basis van crossmediale contentprojecten, waarbij een topic leading is in plaats van het kanaal. Elk kanaal kent een ander ritme; om te zorgen dat alle deadlines worden gehaald, is een strakke workflow cruciaal – deadlines zijn heilig. Om dat te kunnen realiseren, werken we in vaste formats.” De kernelementen van de 360-graden crossmediale Cosmopolitan-redactie samengevat: flexibel en mobiel, behoefte van het publiek staat centraal, data-informed werken en elke drie maanden wordt de werkwijze geëvalueerd.

De door de wol geverfde hoofdredacteur José Rozenbroek gaf de aanpak bij Cosmopolitan veel lof. “Fantastisch om met zo’n kleine bezetting zoveel voor elkaar te krijgen!” Rozenbroek maakt tegenwoordig Radar+ voor AvroTROS en Human voor het Humanistisch Verbond en schrijft voor diverse magazines. Zij maakte de krimp van de vaste redacties aan den lijve mee. Eerder gaf zij leiding aan de redactie van ELLE en Volkskrant Magazine.. “Dat waren met respectievelijk 17 en 14 fte’s best wel behoorlijke redacties. Toen we moesten inkrimpen vroegen we ons af hoe we in hemelsnaam die wekelijkse productie voor elkaar moesten krijgen met veel minder mensen. Het Volkskrant Magazine wordt nu bijvoorbeeld gemaakt met een kernredactie van vijf fte’s.”

Gaandeweg is zij voorstander geworden van de rompredactie zonder haar ogen te sluiten voor de nadelige aspecten. “Als hoofdredacteur was ik vooral bezig met het managen van mensen; er was altijd wel wat. Ik moet zeggen: er kwam juist tijd vrij, doordat veel efficiënter gewerkt wordt. Op redacties wordt heel wat afgekletst. En in een grote redactie heb je altijd mensen die er maar een beetje bijhangen. Die kan je nu vervangen met freelancers, dat werkt wel zo prettig. Ze werken harder en zaniken niet zo.”

Rozenbroek geeft jaarlijks de vierdaagse masterclass Leidinggeven die brancheorganisatie Magazine Media Associatie organiseert, het ene jaar voor hoofdredacteuren, het andere voor adjuncts en chefs. “De taken van de hoofdredacteur zijn verschoven; online is erbij gekomen, branded content, marketing, het blad is bijna een nevenproduct geworden. Je moet het werk anders organiseren en dat geeft een enorme druk op de redactie, vooral op de tweede man of vrouw, dat kan de chef-redacteur zijn, de adjunct of soms de eindredacteur. Het is goochelen met je tijd.” Als ander nadeel van de rompredactie ziet Rozenbroek dat er nog maar weinig nieuwe mensen worden opgeleid tot “echt redactiewerk; je moet groeien in een baan als coördinator of chef, maar als schrijvende freelancer heb je geen idee hoe het er op een redactie aan toegaat.”

Een grote en belangrijke transitie in journalistieke media is het sterk krimpen van de institutionele redacties binnen uitgeverijen, tegenover het sterk groeiende ecosysteem van freelancers. Een halfjaar geleden richtten Teun Gautier, Jan-Jaap Heij, Klaske Tameling, Gyurka Jansen en Jaap StronksDe Coöperatie’ op, een collectief van zelfstandigen in de media. De Coöperatie moet ervoor zorgen dat het nieuwe ecosysteem van freelancers vitaal en duurzaam wordt. Hoe innoveer je de relatie tussen uitgever en freelancer? Nu loopt het vaak spaak door gehakketak over tarieven en rechten. Journalisten blijken beroerde managers als het om hun eigen belangen gaat.

Jaap Stronks is directeur van Bureau Bolster, een online-bureau dat websites, online-strategieën en campagnes maakt voor journalistieke, maatschappelijke en culturele organisaties. “We hebben De Coöperatie opgericht omdat we ervan overtuigd zijn dat de toekomst van de journalistiek aan freelancers is. Maar die toekomst is er alleen als we zelf ons geld verdienen. In een coöperatie die ondersteuning biedt bij het verkopen van werk en expertise. Die de administratieve ellende van modelcontracten overneemt, die waar nodig bemiddelt tussen jou en opdrachtgevers. Waar leden op een groot aantal plekken in het land kunnen werken als het uitkomt, in een netwerk met andere journalisten en ondersteunende bedrijven die elkaar verder helpen. Waar je gebruik kunt maken van elkaar maar tot niets verplicht bent.”

“Vroeger was de journalist in dienst van een uitgever en die uitgever had twee functies: het genereren van financiële middelen en het zorgen voor een infrastructuur ter ondersteuning van het journalistieke werk (een werkplek, koffieapparaat, opleiding, ICT-afdeling en een leaseauto). Een zelfstandige heeft deze ondersteuning niet meer en moet zelf de omzetten realiseren en zijn bedrijfje runnen. Daarnaast ontbreekt het hem en haar aan tal van schaalvoordelen, de onderhandelingspositie is dun en een groot deel van de tijd wordt besteed aan niet-journalistieke zaken.”

De Coöperatie kan collectief de verkoop van stukken of collectieve leveringsvoorwaarden regelen, congressprekers aanbieden en dagvoorzitters, ze kan een eigen productiefonds oprichten, mediaproducties of uitzendkrachten aanbieden. De leden kunnen zich collectief verzekeren, of collectief inkopen, ze kunnen ook gezamenlijk publiceren in Reporters Online waarmee de opbrengsten voor henzelf zijn. Leden kunnen ook opdrachten via De Coöperatie laten lopen en opdrachtgevers kunnen freelancers via De Coöperatie betrekken zodat er geen arbeidsrechtelijke onzekerheden zijn, een groter opdrachten aanbod ontstaat en een efficiëntere administratie voor iedereen. Opdrachtgevers zouden integraal delen van hun productie bij De Coöperatie kunnen onderbrengen.

“Wij geloven dat het model van De Coöperatie een doorbraak is voor een gezonde en vitale journalistieke sector”, aldus mede-oprichter Jaap Stronks die veel kritische vragen moest beantwoorden van José Rozenbroek en het publiek, onder meer over de toegevoegde waarde voor kwalitatief goede freelancers, wat De Coöperatie meer te bieden heeft dan NVJ en Reporters Online, en het niet op kwaliteit selecteren van de leden.

Op de juridische en fiscale aspecten van de relatie tussen opdrachtgevers en freelancers ging Daniël Maats in. Hij is arbeidsrechtadvocaat, verbonden aan Bruggink en Van der Velden (BvdV) in Utrecht. Programmasamensteller Theo Eijspaart had hem uitgenodigd om de consequenties voor uitgever en freelancer van het verdwijnen van de VAR en de introductie van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) uit te leggen. In de oude situatie vroeg de zzp’er jaarlijks een VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) aan. Een VAR WUO/DGA gaf zekerheid dat er geen loonheffingen ingehouden en afgedragen hoefden te worden. De Belastingdienst kon achteraf alleen naheffing opleggen bij de zzp’er en hem of haar de ondernemersaftrek afnemen. De opdrachtgever was alleen aan te spreken bij te kwader trouw handelen. Per 1 mei 2016 is een nieuwe situatie ontstaan. De VAR is afgeschaft, dus er is niet langer zekerheid vooraf. De Belastingdienst kan elke arbeidsrelatie achteraf toetsen en wanneer daarbij wordt vastgesteld dat er sprake is van een dienstbetrekking kan zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer een naheffing/boete krijgen. Door middel van modelovereenkomsten kan een soort van vrijwaring worden verkregen. Een dienstbetrekking is de fiscale naam voor een arbeidsovereenkomst, die wordt gekenmerkt door: loon, gezagsverhouding en persoonlijk arbeid verrichten. Complicerend is dat de Belastingdienst een checklist hanteert: als een van de elementen niet aanwezig is, is er geen dienstbetrekking. De arbeidsrechter hanteert echter een holistische weging: alle omstandigheden samen bepalen of er een dienstbetrekking is. Belangrijk is wat de partijen voor ogen bij het sluiten van de overeenkomst, wat mochten zij redelijkerwijs van elkaar verwachten en hoe hebben partijen in de praktijk uitvoering gegeven aan de overeenkomst?

Maats voorzag al tijdens het Magazine Media Café dat het aangekondigde transitiejaar tot 1 mei 2017 weleens veel langer zou kunnen gaan duren. Dat werd enkele dagen later bevestigd door staatssecretaris Wiebes die besloot om de wet uit te stellen tot in ieder geval begin 2018, na een stortvloed van kritiek vanuit zzp-organisaties, werkgeversorganisaties, vakbonden en juridische experts.

De urgentie om de afspraken tussen opdrachtgever en zzp’er om fiscale redenen schriftelijk goed vast te leggen, is daarmee enigszins afgenomen. Want Maats adviseerde zijn gehoor nog : “Aan de slag! Stilzitten is geen optie.” In de transitieperiode hebben partijen een inspanningsplicht; ze moeten kunnen aantonen dat ze in overleg zijn getreden om volgens een modelovereenkomst te werken. Het NUV heeft zes door de Belastingdienst goedgekeurde overeenkomsten ter beschikking. De praktijk moet natuurlijk wel overeenkomen met zo’n modelovereenkomst. Een algemene overeenkomst is te vaag, bijvoorbeeld ten aanzien van het heikele punt van instructies gericht op het resultaat. “Wat is dat?! De NUV-overeenkomst bevat gelukkig een lijst met toegestane instructies.” Hij wees er overigens op dat veel aspecten níet worden geregeld met een dergelijke overeenkomst, denk bijvoorbeeld aan intellectueel eigendom of aansprakelijkheid. Een modelovereenkomst is niet verplicht als je (vrijwel) zeker weet dat het geen dienstbetrekking is, maar Maats waarschuwde wel dat er soms sprake kan zijn van een fictieve dienstbetrekking: gelijkgestelden/thuiswerkers, intermediair, aanneming van werk, commissaris. Tenslotte: het werken met een intermediair sluit risico’s niet uit en de opdrachtnemer in een eigen BV plaatsen is juridisch gezien ‘flinterdun’.

Tekst: Theo Eijspaart
Foto’s en video’s: Pepijn Leupen